Le bureau et ses membres  

Le Bureau est l’élément majeur pour votre club. C’est lui qui assurera la gestion courante de l’association. Ses membres auront une vision précise de son fonctionnement ; les personnes qui sont élues pour assurer cette mission doivent être dignes de confiance morale, être organisées et impliquées dans la vie du club. Cependant, le Bureau n’a pas tous les droits : les statuts peuvent stipuler que les décisions importantes, notamment celles qui entraînent des actions juridiques et financières exceptionnelles, doivent être validées par le Conseil d’Administration (CA) et/ou l’Assemblée Générale (AG).

Le Bureau compte au minimum trois membres : le président, le secrétaire et le trésorier. Ceux-ci peuvent avoir chacun un ou plusieurs suppléants, avec des missions prévues dans les statuts.

Le président du club

Le président est celui qui détient le plus de pouvoir et endosse les responsabilités importantes. Dans une petite association, celles-ci sont très limitées, mais il en va différemment pour les gros clubs de basket-ball.

Ses prérogatives les plus courantes sont les suivantes :

• Il représente l’association auprès de la presse, des institutions publiques, des prestataires, des partenaires, etc. ;
• Il prépare et dirige les réunions du Bureau, de l’AG et du CA ;
• Il supervise le fonctionnement des autres membres du club et la logistique générale, en veillant à l’application des décisions de l’AG ou du CA ;
• Il se charge ou supervise l’exécution des obligations légales ;
• Il signe les contrats au nom de l’association sportive, avec l’approbation du CA le cas échéant ;
• Au besoin, il peut agir en justice et représenter le club ;
• Si l’association fait paraître un journal ou une newsletter, il est garant du contenu.

Le trésorier 

Le trésorier gère toute la partie comptable de l’association sportive. Il tient le livre des comptes et établit le bilan comptable annuel à soumettre à l’AG. Il s’occupe des relations bancaires, de l’encaissement des recettes et règle les factures. Il exécute les décisions financières prises par l’AG ou le CA. Comme il possède l’accès aux comptes de l’association et la clé de la caisse, ses fonctions sont très réglementées par les statuts, ce qui offre au club un garde-fou. Ainsi, si le trésorier outrepasse ses fonctions ou agit en dehors de ses droits, sa responsabilité pénale sera engagée.

Dans un petit club sportif, les missions du trésoriers sont :

• Tenue du cahier de comptes (dépenses et recettes, classement des pièces justificatives)
• Encaissement des cotisations et des frais pédagogiques
• Suivi du compte bancaire associatif (vérification des mouvements, pointage)
• Production d’un bilan bancaire annuel, lisible par l’AG
• Information des membres du Bureau et de l’AG sur l’état des comptes

Il peut y avoir des missions supplémentaires dans le cas où le trésorier se trouve dans une grosse structure : 

• Suivi des flux financiers (frais, investissements, salaires)
• Représentation du club auprès du centre bancaire, gestion des relations financières
• Etablir un rapport financier annuel
• Conception d’un prévisionnel élaboré
• Participation au montage des dossiers de subventions et de sponsoring 
• Recherche et préparation des dossiers de solutions financières

En acceptant le mandat, le trésorier, comme chaque membre du Bureau, s’engage comme dirigeant de l’association sportive. Sa responsabilité civile, morale et financière l’engage vis-à-vis du club.

Le secrétariat

Le secrétaire a un rôle administratif. Il s’acquitte de la correspondance et tient à jour les registres et les archives, ce qui permet au club sportif de montrer qu’il agit dans le cadre légal. L’impact des missions du secrétaire est donc également d’ordre juridique.

L’objectif de son rôle semble, certes, très formel, mais permet aussi d’assurer la cohésion entre tous les membres de l’association. En se préoccupant d’envoyer les convocations et les comptes-rendus de réunion à l’ensemble des adhérents, le secrétaire assure la continuité et la fluidité de l’information de la vie du club sportif. La portée de son action est donc bien plus ouverte qu’il n’y paraît.

En résumé, ses missions sont les suivantes :

• convocation aux assemblées générales et autres réunions, invitations spéciales si nécessaires (personnalités publiques, entreprises, associations partenaires, presse, etc.) ;
• rédaction des comptes-rendus de réunion ;
• tenue et archivage des documents et des registres de l’association (registre spécial notamment) ;
• correspondance.

Le conseil d’administration  

Le Conseil d’Administration n’est pas obligatoire. Il vient assister et compléter le travail du Bureau.

Il représente également un organe à part, ce qui permet d’avoir un contrôle supplémentaire sur l’action du Bureau. Le Conseil d’Administration se charge donc de la gestion courante de la vie de l’association sportive, respectant les missions stipulées dans les statuts à son égard. Cependant, on le retrouve dans les grands clubs

Les statuts définissent ainsi les attributions des administrateurs qui consistent généralement en la gestion courante de l’association :

• Préparation et vote du budget prévisionnel
• Exclusion d’un membre
• Nomination des membres du bureau
• Création et suppression de postes rémunérés permanents
• Contrôle des actions du bureau